Capo 3 - Responsabilità dell’istruttoria o del procedimento¶
Art. 12 - Attribuzione della responsabilità dell’istruttoria o del procedimento¶
L’individuazione delle articolazioni organizzative cui afferiscono i procedimenti amministrativi di competenza dell’Amministrazione avviene sulla base del vigente regolamento sull’ordinamento degli uffici e dei servizi, garantendo la speditezza dell’azione amministrativa e il superamento della frammentazione delle procedure.
Per i procedimenti che coinvolgono più settori, l’individuazione del responsabile del procedimento è in capo alla struttura competente all’emanazione dell’atto finale. In caso di conflitto in ambito intersettoriale, l’individuazione del responsabile del procedimento spetta al Capo Area, ove istituito, ovvero al Direttore Generale nel caso di conflitto tra Settori inter-aree, o al Segretario Generale, in caso di mancata nomina del Direttore Generale.
Nell’ambito delle competenze di carattere gestionale i dirigenti competenti possono designare, in relazione all’emanazione del provvedimento finale, il responsabile del procedimento, assegnando a sé o ad altro dipendente addetto all’unità organizzativa, compatibilmente con le declaratorie di qualifica funzionale previste dal contratto di lavoro degli enti locali, la responsabilità dell’istruttoria o di sue fasi o di ogni altro adempimento inerente i procedimenti riguardanti uno o più atti.
Ove non siano identificati i predetti responsabili, deve intendersi che la responsabilità gravi sul dirigente.
Per le funzioni ed i poteri del responsabile del procedimento si fa riferimento a quanto stabilito dagli articoli 4, 5 e 6 della legge regionale 10/91 e successive modifiche ed integrazioni, quali, a titolo esemplificativo, la richiesta di rettifica o di integrazione della documentazione prodotta dall’istante, ivi compresa la predisposizione e la trasmissione del preavviso di provvedimento negativo nei procedimenti ad istanza di parte di cui al successivo art. 17.
Il responsabile del procedimento richiede ai privati solo i documenti che non siano in possesso di una pubblica amministrazione. L’azione del responsabile del procedimento si ispira al principio di non aggravamento del procedimento.
L’assegnazione della responsabilità del procedimento deve risultare da atto scritto contenente l’indicazione delle funzioni attribuite al soggetto individuato quale responsabile. Restano confermati i doveri e le responsabilità degli operatori non designati quali responsabili del procedimento, secondo le rispettive competenze.
In caso di assenza e/o impedimento del dirigente le designazioni di cui al comma 1 vengono effettuate dal funzionario al quale sia stata attribuita posizione organizzativa o da altro funzionario individuato preventivamente con atto formale del dirigente o, in assenza di designazione, dal Dirigente coordinatore, ove esistente, ovvero, dal Direttore Generale, ove nominato. In mancanza di quest’ultimo la superiore attribuzione potrà essere assolta dal Segretario Generale.
L’unità organizzativa competente per lo svolgimento del procedimento ed il nominativo del responsabile del procedimento sono comunicati ai soggetti di cui all’art. 8 della legge regionale 10/91 e successive modifiche ed integrazioni ed, a richiesta, di chiunque vi abbia interesse giuridicamente rilevante. 8.Gli eventuali rilievi in ordine ad azioni od omissioni dei responsabili del procedimento potranno essere inoltrati e segnalati dagli interessati, oltre che ai Dirigenti, al Segretario Generale ed al Direttore Generale.
Il responsabile del procedimento, in ragione delle esigenze organizzative connesse all’efficiente svolgimento dell’azione amministrativa, può attribuire le specifiche attività materiali inerenti l’istruttoria del procedimento ai dipendenti dell’Unità Operativa cui è preposto. Rimane al responsabile del procedimento l’esclusiva responsabilità sulla completezza dell’istruttoria eseguita nonché, ove competente, sul provvedimento finale adottato.
Qualora un procedimento sia costituito da più sub-procedimenti attribuiti a distinte unità organizzative cui sono preposti diversi responsabili, a ciascuna unità ed al relativo titolare è attribuita la rispettiva fase procedimentale, ferma restando la responsabilità del provvedimento finale in capo al titolare della struttura competente all’istruttoria propedeutica alla sua emanazione.
Qualora l’istanza dell’interessato sia ritenuta irregolare o incompleta o sia necessario effettuare da parte dell’istante un’integrazione documentale, il responsabile del procedimento ne dà comunicazione all’interessato con la massima sollecitudine, indicando le irregolarità o le necessarie integrazioni, ed assegnando un termine di 30 giorni per provvedere alla regolarizzazione od integrazione.
La data di comunicazione sospende il termine stabilito per la conclusione del procedimento, che riprende a decorrere dal ricevimento dell’istanza regolarizzata o completata.
Qualora il termine assegnato per la presentazione della documentazione richiesta decorra senza che sia intervenuta alcuna regolarizzazione da parte dell’interessato, il responsabile del procedimento dispone la chiusura e l’archiviazione del procedimento stesso, dandone comunicazione all’interessato.
Nel caso in cui l’istanza sia priva di un documento attestante la sussistenza di un requisito essenziale per l’adozione del provvedimento finale, la data di ricevimento della documentazione integrativa costituisce termine iniziale del procedimento e fa fede anche ai fini dell’ordine cronologico per l’istruttoria della stessa istanza.
Qualora il procedimento amministrativo coinvolga due o più settori dell’Amministrazione, esso si può scindere in due o più sub-procedimenti dei quali deve essere data chiara informazione agli interessati, nei modi e nelle forme di cui ai precedenti articoli.
Il dirigente responsabile del settore funzionalmentecompetente alla redazione dell’atto finale, ha il compito di vigilare sul rispetto dei tempi definiti per il compimento dei sub-procedimenti e, qualora si manifestino ritardi, è tenuto a sollecitare i settori competenti ovvero a indire una riunione dei dirigenti interessati di cui al successivo art. 20.
Qualora emergano difficoltà in ordine al rispetto dei tempi, che non possano essere risolte con le modalità di cui al precedente comma, il dirigente ne dà comunicazione al Segretario Generale, ed al Direttore Generale ove nominato, suggerendo le misure opportune per garantire la conclusione, in ogni caso, del procedimento.
Nel caso in cui la competenza riguardo ad una determinata questione o materia, di natura contingente e complessa, che derivi anche da una decisione del Sindaco o da una deliberazione della Giunta Comunale o del Consiglio Comunale, sia ripartita su più settori funzionali, il Direttore Generale, ovvero, in caso di sua mancata nomina, il Segretario Generale, per assicurare il necessario coordinamento, impulso e gestione unitaria, individua un dirigente a cui viene affidata la responsabilità del procedimento. Il responsabile del procedimento fissa compiti e specifici adempimenti degli altri settori coinvolti nel procedimento; stabilisce i termini di esecuzione degli stessi adempimenti e ne verifica il rispetto; coordina e controlla l’attività dei dirigenti o funzionari coinvolti nel procedimento; propone l’indizione o, avendone la competenza, indice le Conferenze dei servizi di cui al successivo art. 20 promuove riunioni e quanto altro utile ad una sollecita conclusione del procedimento.
